All’interno di un panorama industriale in cui le aziende diventano sempre più tecnologiche grazie all’implementazione delle nuove tecnologie nei processi produttivi, è fondamentale che i professionisti del settore vengano affiancati da professionisti dell’ambito amministrativo. L’impiegato amministrativo infatti è una figura fondamentale per i nuovi business poiché controlla che l’azienda sia in regola con ogni obbligo imposto dalla legge.
Quando parliamo di impiegato amministrativo ci riferiamo un esperto capace di documentare e registrare ogni movimento contabile effettuato dalla propria azienda, in modo da poter gestire il processo di contabilità con trasparenza e garantire ai suoi datori di lavoro il rispetto di tutte le procedure fiscali e gli adempimenti tributari. Le sue competenze sono molteplici e si tratta di un ruolo molto delicato all’interno dell’azienda perché è la figura che si occupa di elaborare e mettere nero su bianco il bilancio di previsione, la contabilità analitica e i suoi collegamenti con la contabilità a livello generale.
Per fare questo l’impiegato amministrativo deve essere in grado di utilizzare le nuove tecnologie e i nuovi sistemi informativi del settore curandone la manutenzione e la giusta integrazione con il sistema gestionale-informativo interno al proprio business.
La gestione amministrativa di un’azienda è spesso molto complessa e stratificata perché comprende una serie di compiti e di procedure che riguardano ogni aspetto del business, dalla contabilità all’economia, dall’organizzazione interna al commercio. L’impiegato amministrativo deve sapersi muovere con agilità all’interno di fascicoli e numeri per organizzare questo tipo di gestione, avendo sotto controllo ogni movimento contabile per documentarlo e registrarlo in modo da assicurare la regolarità in tutti gli adempimenti fiscali e tributari. Le caratteristiche fondamentali di questa professione sono l’affidabilità, l’onestà e l’integrità, nonché preparazione e senso di collaborazione, perché si tratta di una mansione in cui si maneggiano dati estremamente delicati e importanti per l’azienda.
Che competenze deve avere un impiegato amministrativo?
Le mansioni dell’impiegato amministrativo si possono dividere in tre macro categorie: le vendite, gli acquisti e la contabilità aziendale. A seconda della categoria, la gestione amministrativa varia in base alle attività correlate all’area corrispondente.
Per quanto riguarda la gestione amministrativa degli acquisti, l’impiegato amministrativo deve essere capace di regolare una serie di passaggi fondamentali affinché l’acquisto vada a buon fine. In primo luogo si deve occupare di redigere l’ordine controllando la corrispondenza tra prodotto, documento di trasporto e fattura. Successivamente deve registrare le informazioni corrispondenti alla contabilità dei fornitori per poter emettere le fatture secondo i tempi stabiliti. Dopodiché deve occuparsi di effettuare nel concreto i pagamenti e inserire le voci in fattura secondo il piano conti.
Terminati questi passaggi si deve occupare di amministrare la normativa fiscali sulle voci di bilancio d’esercizio in modo da poter verificare a calcolare l’IVA, registrare i pagamenti e gestire l’archivio con la documentazione cartacea.
Si tratta di un processo lungo che richiede molta precisione e attenzione, quasi analogo del caso di contabilità relativa alle vendite. In questo caso però sarà anche suo compito verificare la recezione del pagamento e sollecitare in caso di mancato adempimento.
Lavorare in questo ambito richiede grande versatilità e una preparazione alle spalle imprescindibile. Esistono del corsi professionalizzanti strutturati appositamente per formare questo tipo di figure come ad esempio il Corso IFTS della ITS Move Academy in Commerciale Amministrativo. Questo percorso è pensato per formare tecnici in grado di affiancare le aziende nella gestione amministrativa e contabile (contabilità generale, di vendite, acquisti e controllo di gestione) e nella commercializzazione di prodotti e servizi anche su scala internazionale. Gli studenti, grazie alle ore di formazione frontale e sperimentazione sul campo, diventeranno delle importanti risorse a supporto della digitalizzazione della gestione amministrativa e commerciale delle imprese e dello sviluppo del web marketing.
Autore dell’articolo
ITS MOVE - Redazione
